Inkooprisico’s zijn onderdeel van jouw werk als inkoper. Zo kunnen stijgende inkoopkosten en oplopende levertijden jouw project in gevaar brengen. Ook ontbrekende kennis op componentniveau kan jou belemmeren in het nemen van beslissingen. Hoe krijg jij grip op deze onzekerheden in de supply chain?
Jij hebt zeker wel invloed op deze inkooprisico’s. Wij hebben 5 tips voor jou op een rijtje gezet. Inspireer jezelf en verrijk hiermee jouw vaardigheden als inkoper.
1. Leveranciersmanagement
Als inkoper wil je jouw bestelde goederen op tijd binnen hebben. Hoe voorkom je dat leveranciers te laat leveren? Ingrid Buskens, Purchaser bij Sentech deelt haar ervaring over het managen van leveranciers met jou: “Je wil weten hoe je partners scoren op leverbetrouwbaarheid. Dus in hoeveel gevallen zijn onze inkooporders juist uitgeleverd? Dit kan je meten en bijhouden in een ERP-systeem.”
“Periodiek delen wij deze prestaties met onze toeleveringsbedrijven. Op zo’n moment gaan wij in gesprek met hen en creëren we een mogelijkheid om de leverbetrouwbaarheid op te schroeven. Daarbij heeft de fabrikant zo inzichtelijk hoe wij als klant naar hen kijken in die periode. Ook is dit een mooi moment om de forecast te bespreken en afspreken te maken over levertijden en voorraden”, aldus Ingrid.
2. Kwaliteit waarborgen
Het waarborgen van kwaliteit is een veelbesproken thema in de supply chain. Hoe zorg je ervoor dat het eindproduct voldoet aan de gestelde eisen?
Buskens: “Inkomende goederen controleren we met een ingangscontrole. We kijken dan bijvoorbeeld of het artikel de juiste lengte of juiste kleur heeft. Ook nadat de sensoroplossing is geassembleerd, willen wij er zeker van zijn dat het voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen. Onze Test Engineers controleren de sensoroplossingen met speciale testtools.”
Ingrid vertelt hoe zij kijkt naar kwaliteit waarborgen: “Hoe later in de keten je controleert, hoe groter de financiële gevolgen bij afwijkende kwaliteit. Daarom is het efficiënt als leveranciers - vóór verzending - hun goederen controleren. Het loont om hierover afspraken te maken met jouw leveranciers.”
Bewust van kwaliteit
De afdeling ‘Quality’ maakt iedereen binnen Sentech bewust van kwaliteit. “In onze werkprocessen staat het waarborgen van kwaliteit centraal. Door het volgen van de voorgeschreven processtappen, brengen we risico’s in kaart en elimineren we deze. Zo voorkomen we dat problemen pas in een later stadium van het proces worden ontdekt”, vertelt Buskens.
Assembly Engineer controleert lengte van inkomende componenten met een speciale testopstelling.
3. Omgaan met oplopende levertijden
Lange en oplopende levertijden kunnen een project in gevaar brengen. Ook als de klant zijn eindproduct sneller wil ontvangen, kan dat voor jou als inkoper een echte uitdaging zijn. Wat doe je in zo’n situatie?
Ingrid weet hier alles van: “Onze sensoroplossingen bestaan vaak uit maakdelen. Deze componenten worden – speciaal voor ons – op maat bij de fabrikant ontwikkeld. Zeker als zij de component voor de eerst keer maken, kan de levertijd uitlopen omdat er R&D aan vooraf gaat. Tot het laatste moment worden de ontwikkelingen gemonitord en verbeterd. Dit is nodig om de kwaliteit te waarborgen.”
Levertijd verkorten
Of het nu gaat om kant-en-klaar-artikelen of maakdelen, er zijn trucs om de levertijd te verkorten. “Bij oplopende levertijden, vragen wij vaak om de order in delen te ontvangen. Zo kan onze afdeling ‘Production’ alvast een eerste batch met sensoroplossingen assembleren. Dit is een oplossing voor de korte termijn. Als oplossing voor de lange termijn, kan je flexibele forecasting inzetten om de levertijd te verkorten. Wij delen cijfers van onze verwachtingen voor het komende jaar met onze toeleveringsbedrijven. Zo kunnen zij rekening houden bij het maken van hun productieplanning”, legt Ingrid uit.
Afnamepatroon per branche
Voorraad helpt bij het terugdringen van oplopende levertijden. Aan de andere kant wil jij als inkoper je voorraad beperken. Buskens vertelt hoe je hierin een goede middenweg vindt: “In de ideale situatie werken we zonder voorraden. Helaas werkt dat in de praktijk niet zo. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen het waarmaken van de levertijd en de kosten van het aanhouden van voorraad.”
Het is altijd een risico om je voorraad te vergroten. Ingrid legt uit: “Het gevaar dat materialen obselete raken of de move rates instorten, is er nog steeds. Dat zijn grote risico’s. Bij lange levertijden kan je je voorraad vergroten om fluctuaties op te vangen. Hoe groot het risico van voorraad is, verschilt ook per branche. Zo is het afnamepatroon in de automotive-sector erg stabiel.”
“Het loont om uit te zoeken hoe de afnamepatronen van branches binnen jouw klantenkring eruitzien. Voorraad kent namelijk drie kostencomponenten: rente, ruimte en risico. Hoe groot de invloed is per component, is afhankelijk van het type product. Het is de taak van inkoop om te zorgen voor een zo laag mogelijke total cost of ownership. Én dat in combinatie met het bieden wat we de klant beloven”, licht Ingrid toe.
4. Stijgende inkoopkosten voorkomen
Prijzen die stijgen kunnen jou als inkoper in een lastige positie brengen. Je wilt weten wat je hiervan kan verwachten. Hoe heb jij hier invloed op?
Bij de ontwikkeling van een nieuw product heb je te maken met R&D kosten, oftewel ontwikkelkosten. Het verloop van jouw productprijs is hiervan afhankelijk. Zijn deze kosten afbetaald of zijn ze uitgesmeerd over de kostprijs van het product?
Buskens vertelt hier meer over: “In de praktijk zien we vaak dat ontwikkelkosten worden uitgesmeerd over de kostprijs van het product. Als inkoper heb jij hier weinig invloed op. Toch is het belangrijk om te weten wat hierin de strategie is van jouw leveranciers. Als het voor jou niet duidelijk is wat er gebeurt met deze kosten, heb jij geen inzicht in de toekomstige ontwikkeling van de kostprijs. Zo kan jij verwachten dat de prijs omlaag kan, omdat je ervan uitgaat dat de ontwikkelkosten al zijn afgeschreven. Maar is dat ook het geval? Daarom is het zo belangrijk om hierover lange termijn afspraken te maken”.
Naast het vastleggen van afspraken over ontwikkelkosten, helpt het ook om in contracten duidelijk te formuleren waarom prijzen omhoog en omlaaggaan. “Zoals bij componenten die veel staal bevatten. In dat geval is het verstandig om de productprijzen te koppelen aan de staalprijzen. Maak deze afspraken helder met je leveranciers”, benadrukt Ingrid.
5. Kennis van technologieën samenbrengen
Als inkoper kan jouw kennis op componentniveau beperkt zijn. Zeker bij technologische artikelen in de high tech is dat een uitdaging. Hoe toets je de kennis van de leverancier als jouw eigen technologische kennis beperkt is?
Samenwerken in multidisciplinair team
“Zeker bij maatwerkproducten is het van belang dat een leverancier kennis van zaken heeft. Bij zo’n project werken we in een multidisciplinair team. Naast mijzelf als Purchaser, zijn ook onze afdeling ‘RD&E’ en een Account Manager betrokken. Zo voegen we specialistische kennis op componentniveau toe”, aldus Buskens.
Ingrid vervolgt haar verhaal: “Samen met het multidisciplinaire team, selecteren we met zorg de componenten en de leverancier. Zo kiezen we weloverwogen leveranciers op basis van de parameters Quality, Logistics, Technics en Costs. We kiezen de leverancier niet alleen op basis van hun technologiekennis en ervaring. Ook de leverbetrouwbaarheid speelt een belangrijke rol. Nadat de keuze is gemaakt, is ook de leverancier als kennisbron betrokken bij het project.”
Creëer jouw eigen voorspelbare supply chain
De bovenstaande 5 handvatten helpen jou bij het elimineren van inkooprisico’s. Dit brengt jou een flinke stap dichter bij een voorspelbare logistieke keten. Maar dat is niet alles. Hoe ga je bijvoorbeeld om met voorraadbeheer?
In ons gratis e-book lees je meer hierover. Inclusief praktische voorbeelden afkomstig uit de sensortechnologie.
Blijf op de hoogte. Ontdek tips en tricks en download het e-book.
