Inkoopkosten die stijgen en levertijden die oplopen. Het zijn bekende thema’s voor jou als inkoper. Zeker bij sensortechnologie met veel klantspecifieke maakdelen, zijn dat echte uitdagingen. Hoe vind je een balans tussen korte levertijden, lage inkoopprijzen en acceptabele bestelgroottes? En hoe voorkom je dat jouw eindproduct duurder wordt? Ontdek in dit blog hoe je dit aanpakt.
Als inkoper is die welbekende spagaat soms onvermijdelijk. Klantwensen zijn niet altijd haalbaar aan de leverancierszijde. Met de juiste inkoopstrategie maak jij hierin het verschil.
Onze Purchaser deelt verderop slimme tricks die jou helpen bij het maken van beslissingen voor een beheersbare supply chain.
Redenen waarom inkoopkosten stijgen
Prijsstijgingen van componenten hebben uiteenlopende redenen. Ingrid Buskens, Purchaser bij Sentech weet hier alles van: “Naast de verkrijgbaarheid van goederen, hebben ook duurder wordende grondstoffen invloed op de prijs van componenten. Zo worden componenten die veel staal bevatten, vaak duurder op het moment dat de staalprijzen omhooggaan.”
Sensoroplossingen bestaan vaak uit componenten waar arbeid voor nodig is, zoals halffabricaten die klantspecifiek geproduceerd worden. In het geval van een loonstijging, heeft dat gevolgen voor de prijs van het product.
Ingrid haakt in met actuele thema’s: “Steeds vaker zien we dat douaneheffingen en importkosten de kostprijs van een product beïnvloeden. Hierbij hebben geopolitieke ontwikkelingen invloed.”
Hoe voorkom je dat jouw eindproduct duurder wordt?
Als prijzen van componenten stijgen, wil je voorkomen dat jouw eindproduct duurder wordt. Het is de moeite waard om de gemaakte prijsafspraken met jouw leveranciers onder de loep te nemen.
Buskens legt uit hoe zij dat doet: “Soms is het doorberekenen van een deel van de prijsverhoging een reële oplossing. Ook kijken we naar de grootte van de staffel: kunnen we in grotere aantallen inkopen? Dit doen we voor componenten die we in grote aantallen verwerken in maakdelen. Zo houden we het risico beperkt, en zijn we zeker van een gunstige prijs en beschikbaarheid.”
Invloed op het juiste moment
In de R&D fase van een project worden prototypes gemaakt. Omdat het gaat om series met lage aantallen, zijn de prijzen in deze fase hoger. Volgens Ingrid duurt het bij projecten in de high tech meestal twee tot drie jaar voordat het volume omhooggaat: “Vanaf dat moment heb jij hier met je supply chain meer invloed op. Je gaat van weinig stuks naar massaproductie.” Toch is het belangrijk dat inkoop in een vroeg stadium betrokken is bij zo’n project: “Als we eerder betrokken zijn bij een project, voorkomen we dat er bij het specificeren van componenten geen onnodige specificaties de prijs opdrijven.”
Het prijsverloop loopt parallel met de volwassenheid van het product. “Als er hogere aantallen worden gemaakt, kan jij als inkoper effectiviteitswinst behalen. Bij grotere oplages zijn productiegereedschappen hierop afgestemd en processtappen geoptimaliseerd. Zo kan de fabrikant jouw product sneller en vaak voordeliger produceren. Dit is het juiste moment om met de toeleverancier te onderhandelen over de prijs”, legt Buskens uit.
Inzicht in ontwikkelkosten
Ook R&D-kosten, oftewel ontwikkelkosten hebben invloed op het verloop van de productprijs. Ingrid vertelt waar je op moet letten: “Ontwikkelkosten kan je in één keer afbetalen of verrekenen met het totale aantal te produceren producten. In de praktijk wordt er vaak gekozen voor de laatste optie. Om inzicht te krijgen in het verloop van de kostprijs van het product, moet je weten welke afspraken hierover zijn gemaakt.”
Oorzaak formuleren
In sommige situaties voorkom je niet dat prijzen omhooggaan. Het helpt om in contracten duidelijk vast te leggen wanneer prijzen veranderen. “Bijvoorbeeld als grondstofprijzen stijgen. Als je werkt met componenten die veel staal bevatten, kun je productprijzen koppelen aan de staalprijzen. Op deze manier weet je waar je aan toe bent”, legt Buskens uit.
Lange termijn afspraken
Prijsonderhandelingen kunnen lang duren. Volgens Buskens loont het om afspraken voor meerdere jaren te maken: “Zo voorkom je dat je elk jaar aan de onderhandeltafel zit. Denk aan het maken van afspraken over het koppelen van de prijs aan bijvoorbeeld staalprijzen, loonontwikkelingen en oplages. Hiermee stimuleer je langdurige samenwerkingen.”
Slim omgaan met lange levertijden in de supply chain
Uitlopende levertijden zijn ongunstig voor je logistieke keten. Zeker in het geval van klantspecifieke maakdelen. Hoe ga je om met lange levertijden in de supply chain? Hieronder lees je hoe je per proces-stap tijd kan winnen.
Flexibele forecasting
Voorspel wat en hoeveel je afneemt in een bepaalde periode. Ingrid: “Wij delen cijfers van onze verwachtingen voor het komende jaar met onze leveranciers. Zo kan de leverancier zijn productieplanning optimaliseren. In de huidige markt is non-binding forecast niet altijd voldoende en maken we ook daadwerkelijke bestellingen. Hierbij is het essentieel dat de leverdata van deze bestellingen geschoven kunnen worden en er zekerheid is dat ingekochte componenten uitgeleverd worden, zodat wij niet met een enorme voorraad blijven zitten.”
Order in delen ontvangen
Laat je door de lange levertijden niet weerhouden om producten in grotere getallen in te kopen. “Vaak kan een leverancier een order in delen uitleveren. Zo heb jij de eerste batch wat eerder in huis. Tegelijkertijd profiteer je ook van de lagere inkoopkosten. Dit is een oplossing als je klant vraagt om een snellere levering”, aldus Buskens.
Productietijd verkorten
Kan jij het product prioriteit geven in de productieplanning? “Wat zijn de mogelijkheden in de productiefaciliteit? Het naar voren plannen heeft mogelijk impact op andere projecten. Daar moet je in overleg met sales een keuze in maken”, vertelt Ingrid.
Priority transport
De laatste stap in het proces is het leveren van het product. Is de levertijd kritisch, dan kan je kijken of je tijd kan winnen in het transport. Ingrid legt uit hoe je dat aanpakt: “Met priority transport kun je – afhankelijk van de bestemming - al snel drie dagen winnen. Deze optie brengt wel extra kosten met zich mee. Dus maak hierbij de afweging of de tijdwinst opweegt tegen de extra kosten. Als jouw klant aangeeft het product sneller te willen ontvangen, is priority transport vaak een haalbare optie”.
Samenwerken met partijen in de keten
Soms moet je dieper in de keten kijken. Bijvoorbeeld als er een probleem is bij een leverancier, dat gevolgen heeft voor jouw productie. “Op zo’n moment betrek je meerdere partijen uit de keten. Samen maak je afspraken om de levertijden terug te dringen. Hoe kan er zo snel mogelijk geleverd worden? Zo houden alle betrokken partijen hiermee rekening in hun productieplanning. Anders verdwijnen alle marges in de doorlooptijd. Vaak escaleert zoiets richting MT-niveau omdat kosten oplopen als machines stil staan”, aldus Buskens.
Op de afdeling ‘Production’ verwerken Assembly Engineers meerdere componenten tot een sensoroplossing.
Drie tips voor een voorspelbare logistieke keten
De levertijd van de componenten plus de productietijd en transport, bepalen de levertermijn van een sensoroplossing. Levertijden van deze onderdelen lopen enorm uiteen. Wereldwijd inkopen heeft hier invloed op. Maar ook bij maatwerkproducten lopen levertijden vaak op. Daarom is een goede voorraadstrategie enorm belangrijk. Net zoals het regelmatig afstemmen van verwachtingen en levertijden met jouw leveranciers.
“Onze sensoroplossingen zijn samengesteld uit meerdere componenten. Het komt regelmatig voor dat er voor één of meerdere componenten maatwerk nodig is. Deze producten hebben vaak een langere levertijd en bepalen de doorlooptijd van een sensoroplossing”, aldus Ingrid.
1. Toetsen op leverbetrouwbaarheid
Buskens legt uit dat Sentech haar leveranciers toetst op leverbetrouwbaarheid: “We streven ernaar dat zij een leverbetrouwbaarheid van minstens 98% halen. Zo hebben wij extra aandacht voor levertijden die mogelijk niet gehaald gaan worden. We zorgen ervoor dat alle orders zijn bevestigd. En een week voor de geplande leveringen, is er contact met de leveranciers over de levertijden: gaan ze daadwerkelijk op de afgesproken data leveren? Met zo’n proactieve aanpak houd je je leveranciers scherp. Het geeft nét een beetje ruimte om te schakelen.”
2. Levertijd garanderen met data
“Ons ERP-systeem is gevuld met actuele data over de levertijden van onze leveranciers. Deze levertijden zijn gebaseerd op het scenario dat het artikel niet bij ons én niet bij de leverancier op voorraad is. Zo garanderen we de levertijden van onze sensoroplossingen. Periodiek vragen wij de eventuele veranderingen op bij onze leveranciers, zodat de data in ons systeem up-to-date blijft”, legt Ingrid uit.
3. Toekomstige marktvragen voorspellen
Op basis van een vast afnamepatroon, kan je inschatten wanneer en hoeveel jouw klanten in de toekomst gaan afnemen. “Forecast bestaat uit twee onderdelen. Namelijk het afnamepatroon van de laatste maanden en de prognose die de klant afgeeft.”
Een forecasting is nooit helemaal waterdicht. De vraag naar een eindproduct kan om uiteenlopende redenen veranderen. Als de vraag naar een eindproduct flink stijgt, kan de levertijd in gevaar komen. Het is niet alleen de vraag of toeleveranciers een grotere hoeveelheid artikelen kunnen leveren. Ook de interne organisatie moet het aankunnen.
Buskens heeft hier ervaring mee: “Als productieplanningen vol zitten, is het lastig om extra orders erbij te plannen. Het is moeilijk om er iets tussen te plannen. Bij pieken kunnen wij naast onze interne Production, ook flexibele Assembly Engineers inzetten.”
Engineers onderzoeken of het alternatieve artikel past in de machine van de klant.
Omgaan met uitfaserende artikelen
Als een artikel niet meer leverbaar is, kan dat gevolgen hebben voor de prijs en levertijd van de sensoroplossing. Misschien past het alternatieve artikel minder goed in de machine van de klant. Hoe los je dat op?
“Onze strategische leveranciers kondigen twee jaar van te voren aan als een product uitfaseert. Dat is een afspraak die we met hen hebben gemaakt. Voor uitfaserende artikelen richten wij een ‘end of life’ project op. Dan beoordelen we met een multidisciplinair team of het aangedragen alternatief goed is. Daarnaast overleggen we met onze klant hoeveel sensoroplossingen hij in de komende periode wil afnemen”, vertelt Ingrid.
Last time buy
De Purchaser weet dat bij een uitfaserend product, de leverancier tijdig laat weten wanneer de laatste bestelmogelijk is: “Via een ‘last time buy’ kunnen we nog een voorraad inkopen. Zo kunnen we de sensoroplossingen een periode blijven uitleveren en hebben we tijd om het nieuwe artikel in te faseren. Ondertussen passen we het ontwerp van de sensoroplossing aan, voor een succesvolle integratie van het alternatieve artikel.”
Hoe krijg je meer grip op jouw supply chain?
Het in bedwang houden van inkoopkosten en levertijden zijn slechts een deel van je inkoopstrategie. Als inkoper heb jij veel meer invloed op jouw supply chain.
In ons gratis e-book vind je meer methodes voor een voorspelbare logistieke keten. Deze zijn gebaseerd op praktijkvoorbeelden.
Laat je inspireren en download direct het e-book.
