Schaarste in grondstoffen raakt de maakindustrie, keihard. Zeker bij OEM’s en machinebouwers met een lange supply chain maakt dit jouw werk als inkoper uitdagend. Je wil - kosten wat kost - voorkomen dat leveringen van jouw eindproduct worden uitgesteld omdat er één component ontbreekt. Hoe ga je om met deze materiaaltekorten?
Ben je bewust van waar je vanuit jouw inkooprol wél invloed op hebt. Dat helpt. Ingrid Buskens is Purchaser bij Sentech, en zette handige tips voor je op een rijtje. Je leest het in dit artikel.
Lange supply chain
Als inkoper in de maakindustrie weet je het als geen ander. Een lange supply chain betekent meer risico op vertragingen. We kennen allemaal de verhalen over splinternieuwe trucks die op een terrein staan. Die nog niet uitgeleverd kunnen worden, omdat er één onderdeel ontbreekt. Dit is een duidelijk voorbeeld van grondstoffenschaarste.
In sectoren zoals de semicon-markt zijn er gesloten supply chains. Wat dat wil zeggen? Dat de eindproducten nodig zijn om de grondstoffen van het eindproduct te kunnen maken. Een sprekend voorbeeld hiervan zijn chipmachines. Om zo’n machine te maken heb je chips nodig, terwijl die machines uiteindelijk ook chips produceren.
Ingrid werkt met deze ‘ronde’ supply chains: ‘Als onze eindklant producten nodig heeft, om aan de grondstoffenproducent te leveren, is het nóg belangrijker om de continuïteit te bewaken. Bij dit soort projecten in het speciaal, zijn escalatiemeetings met leveranciers zo ontzettend belangrijk.’
Waarom zijn er materiaaltekorten?
Even terug naar de basis. Wat zijn redenen van de materiaaltekorten? Als inkoper koop je vaak wereldwijd in. Dat betekent dat productie plaatsvindt op verschillende locaties. De grondstoffen moeten daar ook naartoe worden gebracht.
Zo vertelt Buskens: “Tijdens de coronapandemie lagen er enorme rijen met schepen te wachten in de havens. Ze konden niet lossen. Hierdoor liep de hele planning van de scheepsvaart in de war. Dat vertraagde de toevoer van grondstoffen enorm.”
7 tips voor omgaan met grondstoffenschaarste
Met wat voorraad zit je bij materiaalschaarste niet zomaar zonder componenten. Maar die voorraad is niet oneindig. Na escalatiemeetings met je leverancier, is het soms nodig om buiten je kaders te denken. Hoe ga je slim om met grondstoffenschaarste?
1. Samenwerking met R&D
Zorg voor een goede samenwerking met jouw collega’s van R&D. Zij hebben vaak de juiste kennis op componentniveau. En zo niet, dan halen ze die kennis op bij de leverancier. ‘Dat is waar je je kracht uit kan halen’, zegt Buskens.
Andersom help jij met jouw inkoopkennis net zo goed je R&D collega’s. Ingrid deelt haar ervaring: ‘Zo kwam onze R&D afdeling met een mooi plan. Maar er was één probleem: meerdere componenten waren meer dan een jaar later beschikbaar. En de klant, die wilde zijn sensoroplossing binnen zes maanden ontvangen. Ik zorgde voor een lijst met alternatieve componenten, die wel beschikbaar zijn. R&D keek mee voor de functionaliteit. Het resultaat? De lead time werd verkort met een jaar!’
2. Ken de krachten van je leveranciers
Vanuit jouw inkooprol heb je invloed op het type leverancier dat je kiest. Als je weet waar jouw leveranciers goed in zijn, kan je een bewuste keuze maken wat invloed heeft op de prijs en levertijd.
Buskens schetst een voorbeeld: ‘Als je in de metaalindustrie kijkt. Er zijn leveranciers die specialistisch werk doen en nauwkeurig werken. Daarnaast zijn er leveranciers die minder nauwkeurig werken, maar wel seriematig produceren. Het is belangrijk om te weten welke leverancier waar goed in is. Zodat je de aanvragen op de juiste plek neerlegt.’
‘Op het moment dat iemand ergens in gespecialiseerd is, en je hebt een eenvoudige seriematige bewerking nodig, dan kan je het beter bij een andere leverancier neerleggen. Zo houd je de prijs en levertijd in balans met wat nodig is’, legt Ingrid uit.
3. Specificeer je componenten
Hoe verder je je componenten specificeert, hoe sneller je jezelf klem zet. Als je in jouw specificaties zet ‘er moet een M4 schroef in’, is dat is heel breed. Je kan alle kanten op. Zo legt Ingrid uit: ‘Als je een product ontwikkelt, moet je hierover nadenken. Het begint bij de basis. En de componenten die je selecteert, uit welke materialen bestaan die? Welke risico’s brengen die met zich mee?’
Kies zo min mogelijk voor merk specifiek, tenzij het noodzakelijk is voor de functionaliteit. Daarom is het zo belangrijk om met je R&D afdeling te praten. ‘Je moet weten wat belangrijk is. Wat écht nodig is.’ zegt Buskens. ‘Laten we zeggen: ik heb een plaatje nodig. Waar moet dat plaatje aan voldoen? Is dat omdat er metaal in moet zitten voor het magnetisme? Of heb jij een tolerantie, bereik of een heel specifiek materiaal nodig waardoor het ergens voor afstotend is?’
Je moet weten wat de klant – en dus de toepassing – nodig heeft. Daarbij is de juiste kwaliteit ook belangrijk. Zo voorkom je verstoringen in het productieproces. ‘Zeker in robotics-toepassing waar alles zo nauwkeurig moet werken. Dan kan je niet aankomen met een economisch laag product. De verstoringen die je daarmee kan veroorzaken in het productieproces – waar zo’n robotarm werkt – zijn veel te risicovol’, aldus Ingrid.
Kortom: als je specificeert wat je echt nodig hebt, houd je je prijs en levertijd optimaal. Zo maak je als inkoper het verschil.
4. Vergroot je kennis op componentniveau
Als je goed kijkt naar datasheets, zie je dat bepaalde items vrijwel hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld een verbeterde versie van hetzelfde product. Maar soms ook een ander materiaal. Hiervoor is kennis op componentniveau nodig. Buskens: ‘Haal deze kennis op bij je R&D collega’s en je leveranciers. Zo vergroot je jouw kennis van componenten. Met die kennis kan je flexibeler en efficiënter componenten inkopen. Zo vergroot je uiteindelijk jouw invloed op een voorspelbare supply chain.
5. Prioriteiten stellen
Als je weet waar de prioriteiten liggen, dan kan je met gerichte oplossingen komen. Hoe bepaal je die prioriteiten? ‘Daarvoor moet je in gesprek met je klant. Dit is één van de laatste redmiddelen. Want je wil je klant juist ontlasten.’, zegt Ingrid. ‘Zo stellen wij onze klanten de vraag: ‘wanneer dreigt jouw productie stil te vallen?’. Dat willen we kosten wat kost voorkomen. Daarna brengen we in kaart wat de klant op voorraad heeft en wat onze mogelijkheden zijn. Dat vertaalt zich weer naar de planning. De planning is de basis voor het gesprek met de leverancier.’
6. Weet waar een component uit is opgebouwd
Het loont om verder te kijken dan ‘welke componenten zijn schaars’. Uit welke onderdelen zijn die componenten opgebouwd? En welke onderdelen zijn schaars en zorgen voor lange levertijden?
Soms zit een schaars onderdeel in meerdere componenten die jij inkoopt. ‘Als de leverancier dat – moeilijk leverbare – onderdeel geleverd krijgt, moeten ze dat eerst verwerken in de component waar de grootste behoefte aan is. En pas daarna in de volgende component. Daarover maken we afspraken. Zorg dat jouw leveranciers jouw prioriteiten kennen. Ook hierbij zie je weer hoe belangrijk communicatie is’, vertelt Buskens.
7. Relatiemanagement met leveranciers
Het is belangrijk om een goede relatie op te bouwen met je leveranciers. Leveranciersbezoeken geven jou een kijkje in hun keuken. Daarbij wordt jou snel duidelijk op welke punten je wel invloed hebt.
Ingrid ging bij hen op bezoek: ‘Samen met een R&D collega bezoek ik leveranciers. R&D kijkt mee op technisch niveau: wat kunnen ze? En ik kijk mee op commercieel niveau: wat zijn hun doorlooptijden, wat zijn hun prijsstellingen en hoe kan ik de aanvraag zo sturen zodat ik de beste offerte krijg?’
Buskens gaat verder: ‘Ik heb geen invloed op die schepen die wel of niet aankomen. Ik heb wel invloed op het feit dat ik tijdig aangeef ‘dit heb ik nodig’. En dat een leverancier daar op tijd op kan anticiperen en kan zorgen dat zijn voorraad op orde blijft.’
Innovatie door alternatieve componenten
Soms zorgen niet-leverbare componenten voor innovatie. Stel je eens voor… Vijftien jaar geleden is er een ontwerp voor een sensoroplossing ontwikkelt. Als er na zo’n periode een end-of-life wordt aangekondigd voor een component, dan moet je op zoek naar een alternatief.
Ingrid: “De technologie die er vijftien jaar geleden was, is nu mogelijk achterhaald. Ook kan het zijn dat er in tussentijd iets in de toepassing is veranderd. Daarom gaan we altijd in gesprek met de klant. Want, sluit de oplossing nog wel aan op de behoefte? Misschien is dat wel het moment om een nieuw product te ontwikkelen. Zo zorgen alternatieve componenten voor een stukje innovatie.”
Hoe krijg je meer grip op jouw supply chain?
Dat waren de tips en trucs voor het omgaan met materiaaltekorten. Dit is slechts een onderdeel van je inkoopstrategie. Naast deze tips, heb je als inkoper veel meer invloed op jouw supply chain.
In ons gratis e-book vind je meer methodes voor een voorspelbare logistieke keten. Deze zijn gebaseerd op praktijkvoorbeelden.
Laat je inspireren en download direct het e-book.
